5 règles à suivre quand on est freelance et qu’on bosse en équipe

Jeune padawan freelance, avant de se lancer à corps perdu dans l’énumération des 5 règles, je préfère commencer par vous aider à identifier les rôles des personnes qui pourraient former votre équipe… En effet, chaque personne est différente, unique et apporte sa personnalité et ses compétences. À vous de les mettre en synergie pour en tirer le meilleur profit, dans le cadre d’un travail en équipe. Peut-être est-ce aussi le moment de changer vos habitudes…

Les types de personnes/freelance qui travaillent en équipe

• Les concepteurs : leur pensée est toujours originale, étonnante. Ce sont des fabriques à idées naturelles. Ils sont capables de trouver des solutions à n’importe quel problème. Ils laissent leur imagination gouverner leurs pensées.
• Les promoteurs : ce sont des personnes très créatives. Ils prennent les idées et les développent. Ce sont généralement des personnes très populaires. Vous pouvez leur confier la réalisation du projet sans soucis.
• Les coordinateurs : pour coordonner une équipe, ils sont souvent très méthodiques. Ils maîtrisent leur état émotionnel et peuvent se concentrer sur les objectifs en faisant abstraction du reste. C’est le ciment de votre groupe.
• Les propulseurs : ils sont focalisés sur la réussite du projet. Il faut les stimuler, pour obtenir de formidables résultats.
• Les priseurs : ce sont des analystes. Souvent de nature calme et neutre, ils posent un regard objectif sur une situation ou un projet et peuvent soulever d’éventuels problèmes qu’il faudra résoudre en temps voulu.
• Les soutiens : très coopératifs, ils sont d’excellents diplomates et cherchent toujours le positif dans une équipe.
• Les organisateurs : ils sont dotés d’un sens aigu de l’organisation. Grâce à leur bon sens, ils apportent une méthodologie pour les bases. Ils aiment que le travail soit fait et prennent part aux projets pour apporter leur sens de l’organisation.
• Les perfectionnistes : ils adorent les détails, les observent, et rangent leur environnement dans des cases (au sens propre et figuré). Ils sont méticuleux et consciencieux. Les projets sont examinés dans les moindres recoins avec eux.
• Les experts : ils souhaitent acquérir de nouvelles connaissances et compétences en participant à votre projet. Leur soif d’apprendre est égale à leur motivation. Très professionnels, ils dynamisent les projets avec leur énergie et leur implication.

Le point le plus important pour mener à bien un projet est de ne surtout pas oublier qu’une équipe fonctionne lorsque chaque individu a en tête les objectifs communs. Lorsqu’un membre se focalise sur ses griefs personnels contre un autre membre, l’équipe se dissout. Vous savez que vous êtes sur la bonne voie quand vous entendez plus souvent « nous » que « moi » ou « je ».

Règle n° 1 : un vrai cadre de travail

Que ce soit dans une association, une entreprise ou un projet bien particulier, un cadre et une ambiance de travail sont nécessaires pour avancer. Vous ne pouvez pas demander à vos collaborateurs de rester concentrés sur vos propos entre deux bouchées de salade ! C’est impossible de faire passer un bon message dans ce cas.

Évitez également d’apporter à manger pendant les réunions de travail. Vous n’êtes pas des copains ni des copines, vous êtes des professionnels avec un but bien précis : mener à bien un projet.

En installant un cadre de travail y compris en équipe freelance, vous installez du sérieux dans votre projet. La réunion peut être très conviviale, et productive. Ainsi, vous ne perdez pas votre temps et encore moins celui de vos partenaires ou collaborateurs freelance. Ils auront du plaisir à se rendre à vos réunions, car ils sauront qu’avec vous, on avance dans le respect de chacun et que vous soutenez les projets, et surtout ceux qui les ont initiés et qui les soutiennent. C’est important pour un bon travail d’équipe.

Règle n° 2 : solliciter des réunions utiles en équipe et en freelance !

Vous connaissez surement les réunions interminables et barbantes desquelles vous ressortez sans avoir avancé d’un pouce sur un projet et sans qu’aucune décision puisse être prise. Votre rôle, en tant que manager ou chef de projet, est de proposer des réunions utiles. C’est quoi une réunion utile ?

C’est tout simplement une réunion qui répond à l’un des 4 buts ci-dessous :

• Créer ou souder une équipe
• Communiquer des informations
• Réfléchir et prendre des décisions
• Rassembler des informations pour prendre des décisions

En aucun cas, vous ne devez régler vos comptes avec une personne lors d’une réunion. C’est le meilleur moyen de dessouder l’équipe (même si vous travaillez avec des freelance). Certaines personnes trouveront l’occasion de faire repasser leurs objectifs personnels en premier et non plus le bien de l’équipe. D’autres seront agacés de voir les problèmes étaler devant tout le monde. Cela risque de créer un climat de tension où chacun aura peur d’exprimer ses idées ou son avis sous peine d’un blâme.

Vous devez rester le maître de vos réunions en respectant l’ordre du jour établi et surtout en respectant l’horaire annoncé. Veillez à ce que chacun puisse avoir la parole sans raconter ses souvenirs, ou en monopolisant la parole pour ne rien dire. Votre rôle de manager est de faire avancer les choses pour libérer vos collaborateurs au plus vite. Il faut donc commencer les réunions à l’heure, et tant pis pour les retardataires. Ils rattraperont leur retard auprès des autres plus tard, et ils apprendront à arriver à l’heure !

Pour discipliner votre équipe à respecter les horaires, proposez une réunion à une heure étonnante comme 15 h 10 ou 15 h 35. Vous verrez que les gens ont plus tendance à être à l’heure.

Règle n° 3 : Instaurer des réunions conviviales

Avancer sur des projets bien précis peut parfaitement se faire dans la convivialité. L’ambiance peut être détendue, car il n’y a rien de grave. Au contraire, grâce à votre équipe, votre projet avance bien ! C’est parfait !

Pour instaurer la convivialité, y compris lorsqu’on travaille avec des freelance, c’est simple :

• Chacun a droit à la parole et peut donner ses idées sans jugement
• Un trait d’humour est permis : attention, on peut rire, mais pas se moquer !
• Le partage d’idées, de propositions (même saugrenues) est vivement recommandé
• La réunion peut être ponctuée d’histoires ou d’anecdotes à condition que ça ne prenne pas trop de temps

Montrez à votre équipe que vous êtes flexible et souple pour entendre des suggestions sur le lieu ou le mode de la prochaine réunion. Pourquoi ne pas essayer de faire une réunion par vidéoconférence, ou bien de vous réunir dans la grande salle du conseil pour changer ?

Règle n° 4 : Déléguer autant que possible, il fallait oser, même entre freelance !

Un bon manager n’est pas la personne capable de faire le travail de tout le monde. C’est une personne capable de reconnaître ses faiblesses et de les voir en tant que forces chez les autres. Vous ne savez pas tout faire et c’est très bien comme ça ! Alors, votre rôle de manager est donc de gérer les compétences des autres pour les mettre au service de votre projet. Attention, vous ne gérez pas les personnes elles-mêmes. Elles sont parfaitement autonomes, merci pour elles !

Votre équipe connaît bien son travail et sait le faire très bien. Vous devez gérer les priorités, le planning, les aléas, les étapes du projet, surveiller que tout se passe selon les procédures convenues au début du projet. Chacun connaît sa partition, vous êtes le chef d’orchestre. Vous n’allez pas enseigner la pratique des instruments, mais conduire vos musiciens jusqu’à la dernière note du projet.

Petite note : votre rôle de manager inclut un suivi de chaque étape du projet. Installer des outils de communication collaboratif est une bonne solution pour suivre l’état d’avancement du projet sans donner l’impression à vos collaborateurs d’être sous surveillance. Ces outils (comme trello.com par exemple) vous permettent tantôt de suivre, tantôt d’anticiper les éventuels retards…

C’est ça, déléguer efficacement !

Règle n° 5 : Accompagner les erreurs et aider à les corriger

Un bon manager freelance est aussi une personne capable de laisser les membres de son équipe faire leurs propres expériences, tant qu’elles ne portent pas préjudice au projet, bien entendu. Si une personne souhaite essayer un nouveau logiciel ou proposer une nouvelle procédure, laissez-la faire. Vous avez aussi des choses à apprendre.

Dites-moi quelque chose et je m’en souviendrai une heure ; montrez-moi quelque chose et je m’en souviendrai un jour ; mais laissez-moi faire quelque chose et je m’en souviendrai à jamais !

Ce risque n’est pas inutile, bien au contraire. S’il échoue, vous saurez tous les deux qu’il faut revoir la stratégie et s’il réussit, il mérite bien quelques félicitations ! Votre rôle de manager est de pouvoir proposer un plan B en cas d’échec et de guider votre membre vers la réussite. Votre force est dans votre capacité à accompagner les membres de votre équipe. Cela signifie que vous devez vous tenir informé de leurs avancées, mais aussi de leurs problèmes. Avoir des problèmes ce n’est pas grave ; mais cela devient grave quand on ne cherche pas à les résoudre !

Conclusion

Ce n’est jamais facile d’accompagner des êtres humains sur leur chemin, mais c’est terriblement enrichissant. On apprend de soi et des autres. Manager un projet avec des freelance ou une équipe hétéroclite est une merveilleuse aventure. Prenez-le comme tel. Évoluez avec les membres de votre équipe, car cela vous apportera une bien plus grande satisfaction. Chaque personne est différente et possède des talents et des compétences qui peuvent être mises au service d’un projet. Quand vous les avez détectés, faites en sorte d’attirer cette personne à vous et vivez ensemble cette aventure !

Bonne route à vous, mes amis freelance.